Koszt utrzymania gabinetu stomatologicznego: Co powinien wiedzieć lekarz stomatolog?Podstawowe informacje.

Wstęp

Założenie i prowadzenie własnego gabinetu stomatologicznego wiąże się z wieloma wyzwaniami, zarówno natury medycznej, jak i biznesowej. Wielu lekarzom wydaje się, że nic prostszego jak otworzyć własny gabinet stomatologiczny i zacząć przyjmować pacjentów. Zanim jeszcze decydują się oni na samodzielne udzielanie świadczeń zdrowotnych powinni pamiętać, że jednym z kluczowych aspektów zarządzania gabinetem jest kwestia finansów. Chociaż wiedza medyczna jest niezbędna do wykonywania zawodu dentysty, umiejętności finansowe są równie ważne dla sukcesu gabinetu.

Niniejszy rozszerzony poradnik ma na celu dostarczenie lekarzom dentystom kompleksowych informacji na temat finansowych aspektów prowadzenia gabinetu stomatologicznego zanim zaczną osiągać przychód, a następnie dochód z wizyt pacjentów.Zanim zaczną generować zarobki, muszą przygotować się na wydanie znacznej ilości pieniędzy.

W artykule poruszamy szeroki zakres zagadnień:

-od podstawowych kosztów utrzymania gabinetu,

– po strategie zarządzania zyskami i rozwoju firmy.

Od czego powinien zacząć lekarz stomatolog, chcąc otworzyć praktykę?

Utrzymanie gabinetu stomatologicznego wiąże się z szeregiem kosztów, o których należy pamiętać i wziąć pod uwagę zarówno w fazie planowania, jak i prowadzenia działalności. Poniższa analiza szczegółowo przedstawia kluczowe czynniki wpływające na te wydatki, dając potencjalnym właścicielom gabinetów stomatologicznych kompleksowy obraz kosztów, z jakimi się mierzą.

1. Wyposażenie gabinetu stomatologicznego:

Zakup odpowiedniego wyposażenia stanowi znaczącą część kosztów początkowych związanych z otwarciem gabinetu. Podstawowe elementy wyposażenia obejmują:

• Unit stomatologiczny: Unit stomatologiczny to zespół urządzeń wspomagających pracę dentysty, m.in. lampę stomatologiczną, mikrosilnik, ssak i dmuchawkę oraz fotel dentystyczny. Koszt unitu waha się od 15 000 do 200 000 zł w w zależności od marki, modelu i funkcji.
• Autoklaw: Autoklaw służy do sterylizacji narzędzi i jest niezbędnym elementem wyposażenia każdego gabinetu stomatologicznego. Ceny autoklawów zaczynają się od 5 000 zł.
• Oświetlenie: Odpowiednie oświetlenie zapewnia komfort i efektywność wizyty zarówno pacjentowi, jak i dentyście. Koszt lamp stomatologicznych waha się od kilkuset do tysięcy złotych.
• Drobny sprzęt i narzędzia: Do tej kategorii należą m.in. wiertła, skalery, lusterka, pensety i inne narzędzia chirurgiczne, periodontologiczne i implantologiczne niezbędne do wykonywania zabiegów stomatologicznych. Koszt drobnego sprzętu, narzędzi i podobnego typu produktów może sięgać kilku – kilkudziesięciu tysięcy złotych.

2. Koszty wynajmu i utrzymania lokalu:

Opłaty za wynajem lokalu stanowią jeden z bieżących kosztów prowadzenia gabinetu stomatologicznego. Wysokość czynszu zależy od lokalizacji, powierzchni i standardu wykończenia gabinetu. Dodatkowe koszty utrzymania lokalu obejmują opłaty za media (wodę, prąd, ogrzewanie), wywóz odpadów oraz ubezpieczenie. Wynajęcie można zastąpić kupnem własnościowego lokalu użytkowego, a lekarz dentysta może dokonywać odpisów amortyzacyjnych na zasadach ogólnych, ujmując składnik majątku w ewidencji środków trwałych. Jeżeli lokal użytkowy jest wyodrębnionym lokalem, to stanowi osobny środek trwały i podlega w całości amortyzacji podatkowej.

3. Wynagrodzenia pracowników:

Wynagrodzenia pracowników stanowią jeden z głównych bieżących kosztów prowadzenia gabinetu stomatologicznego. Wysokość wynagrodzenia zależy od kwalifikacji, doświadczenia i stanowiska pracownika.Na chwilę pisania tego artykułu czyli lipiec 2024r całkowity koszt zatrudnienia asystentki lub higienistki to około 7414 zł. Ważne jest uwzględniać zawsze całkowity koszt pracodawcy, jeżeli członkowie zespołu są zatrudnieni na umowę o pracę. Do personelu gabinetu stomatologicznego zazwyczaj należą:

• Lekarze dentyści
• Asystentki i higienistki stomatologiczne
• Rejestratorki medyczne
• Technicy radiolodzy
• Opiekunowie pacjenta
• Pielęgniarki
• Pomoce dentystyczne
• Personel sprzątający

4. Materiały stomatologiczne:

Materiały stomatologiczne, takie jak wypełnienia, znieczulenia, narzędzia jednorazowe i inne materiały potrzebne do leczenia pacjentów, stanowią bieżący koszt prowadzenia gabinetu. Koszt materiałów stomatologicznych zależy od rodzaju i producenta.

5. Marketing i reklama:

Promocja gabinetu stomatologicznego w internecie jest niezbędna dla pozyskania nowych pacjentów. Koszty marketingu i reklamy w stomatologii mogą obejmować:

• Tworzenie strony internetowej i wizytówek Google
• Kampanie Google ADS, pozycjonowanie, SEO oraz SEM
• Kampanie reklamowe w mediach społecznościowych
• Reklamy w prasie lokalnej
• Uczestnictwo w wydarzeniach lokalnej społeczności
• Działalność sponsorska i charytatywna

6. Ubezpieczenia:

Odpowiednie ubezpieczenia chronią gabinet stomatologiczny i lekarza stomatologa przed nieprzewidzianymi zdarzeniami i w ich konsekwencji – braku możliwości świadczenia usług. Są to np. pożary, zalania, włamania lub szkody wyrządzone pacjentom. Koszt ubezpieczenia zależy od zakresu ochrony i wysokości składki ,a indywidualne ubezpieczenia na życie lekarzy dentystów chronią ich miesięczne przychody.

7. Podatki i opłaty:

Gabinety stomatologiczne prowadzone w formie działalności gospodarczej zobowiązane są do płacenia podatków i opłat, takich jak podatek dochodowy od osób fizycznych (PIT), składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne, a także opłaty za wpis do okręgowej izby lekarskiej. Inne, prowadzące działalność leczniczą jako podmioty lecznicze, podlegają osobnym przepisom. Organem prowadzącym rejestr podmiotów leczniczych jest wojewoda właściwy dla siedziby albo miejsca zamieszkania podmiotu leczniczego. Lekarze dentyści, którzy zamierzają rozpocząć działalność lecznicząw tej formie zobowiązani są do wystąpienia z wnioskiem do właściwego organu o dokonanie wpisu do odpowiedniego rejestru (w skrócie RPWDL).Jeżeli jest to spółka z o. o. ,to jej dochód podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób prawnych (CIT) wg stawki 19% lub 9%. Po uregulowaniu należności z US, zysk firmy może zostać wypłacony wspólnikom jako dywidenda, od której należy zapłacić 19% PIT. Oprócz spółki kapitałowej, lekarze stomatolodzy mogą również prowadzić działalność w formie spółki osobowej: spółki jawnej, partnerskiej, komandytowej, komandytowo-akcyjnej. Jeżeli nie wybierają ani spółki handlowej ani osobowej, mogą założyć gabinet stomatologiczny w formie spółki cywilnej. Niezależnie od formy, każdy gabinet dentystyczny wymaga raportowania przychodów ewidencjonowanych na kasie fiskalnej.

8. Inne koszty:

Do innych bieżących kosztów prowadzenia gabinetu stomatologicznego mogą należeć:

• Koszty szkoleń i kursów dla personelu średniego
• Koszty szkoleń i konferencji lekarzy dentystów
• Koszty specjalizacji i studiów podyplomowych lekarzy dentystów
• Opłaty za oprogramowanie do zarządzania gabinetem i umawiania wizyt
• Koszty konserwacji i naprawy sprzętu
• Koszty usług księgowych, prawnych lub IT zlecanych na zewnątrz gabinetu stomatologicznego.
• Bez wątpliwości inną kategorią kosztów są te ,które dotyczą współpracy z laboratorium protetycznym i zakupu implantów, biomateriałów, materiałów do wybielania i medycyny estetycznej itd.Są to koszty ,które są przypisane do pacjenta i zamawiane specjalnie dla niego do danego zabiegu.
  • Współpraca z laboratorium protetycznym:Laboratorium protetyczne: Koszty protez zębów, koron, mostów i innych prac protetycznych wykonywanych przez laboratorium protetyczne mogą się znacząco różnić w zależności od rodzaju i złożoności pracy. Należy wziąć pod uwagę opłaty za dodatkowo kupowane materiały, pracę technika dentystycznego oraz transport.Materiały protetyczne: Koszt materiałów protetycznych, takich jak porcelana, cyrkon, akryl i inne materiały, może wahać się w zależności od rodzaju i producenta.
  Zakup implantów, biomateriałów, materiałów do wybielania i medycyny estetycznej:
  • Implanty: Koszt implantów stomatologicznych może wahać się od 1 000 do 5 000 zł za sztukę, w zależności od marki, rodzaju i zastosowania.
• • Biomateriały: Koszt biomateriałów, takich jak materiały kościozastępcze, membrany i inne materiały stosowane w chirurgii stomatologicznej, może wahać się w zależności od rodzaju i producenta.
• • Materiały do wybielania: Koszt materiałów do wybielania zębów, takich jak żele, nakładki i lampy wybielające, może się różnić w zależności od rodzaju i producenta.
• • Materiały do medycyny estetycznej: Koszt materiałów do medycyny estetycznej, takich jak kwas hialuronowy, botoks i wypełniacze, może wahać się w zależności od rodzaju, marki i ilości
• Ważne jest przyjrzeć się wpływowi specjalizacji na koszty utrzymania gabinetu stomatologicznego
• Koszty utrzymania gabinetu stomatologicznego mogą się różnić w zależności od specjalizacji gabinetu. Na przykład gabinety oferujące usługi chirurgii stomatologicznej, implantologii lub medycyny estetycznej mogą ponosić wyższe koszty związane z zakupem specjalistycznego sprzętu, materiałów i usług zewnętrznych.
• Optymalizacja kosztów utrzymania gabinetu stomatologicznego: Istnieje wiele sposobów na optymalizację kosztów utrzymania gabinetu stomatologicznego, m.in.:
• Negocjowanie cen z dostawcami: Ważne jest, aby negocjować ceny z dostawcami sprzętu, materiałów i usług zewnętrznych, aby uzyskać jak najlepsze warunki.
• Zakup używanego sprzętu: W niektórych przypadkach zakup używanego sprzętu stomatologicznego może być bardziej opłacalny niż zakup nowego.
• Wykorzystywanie materiałów generycznych: W niektórych przypadkach stosowanie materiałów generycznych zamiast markowych może obniżyć koszty.
• Monitorowanie zużycia materiałów: Regularne monitorowanie zużycia materiałów może pomóc w identyfikacji obszarów, w których można obniżyć koszty.
• Stosowanie nowoczesnych technologii: Inwestowanie w nowoczesne technologie, takie jak oprogramowanie do zarządzania gabinetem i systemy cyfrowe, może długoterminowo obniżyć koszty.
• Współpraca z lekarzem dentystą na prowizji procentowej: Wyzwania i rozwiązania

Współpraca z lekarzem dentystą na zasadzie prowizji od przychodu może być korzystna zarówno dla gabinetu, jak i dla lekarza. Jednakże, ten model może prowadzić do sytuacji, w której lekarz czerpie większe korzyści ze wzrostu cen niż sam gabinet. Poniżej omówimy wyzwania związane z tym modelem współpracy oraz przedstawimy potencjalne rozwiązania:

Wyzwania:

• Nierówny podział zysków: W przypadku wzrostu cen, lekarz dentysta na prowizji może znacząco zwiększyć swoje zarobki, podczas gdy gabinet może nie odczuwać proporcjonalnego wzrostu rentowności, ze względu na wzrost kosztów utrzymania.
• Brak kontroli nad kosztami: Gabinet traci kontrolę nad kosztami, ponieważ lekarz dentysta na prowizji nie jest bezpośrednio motywowany do ich optymalizacji.
• Konflikt interesów: Może dochodzić do konfliktów interesów, gdy lekarz dentysta na prowizji skupia się na maksymalizacji swoich dochodów, zalecając pacjentom droższe procedury, nawet jeśli nie są one niezbędne.
• Brak motywacji do budowania relacji z pacjentami: Lekarz dentysta na prowizji może być mniej skłonny do budowania długoterminowych relacji z pacjentami, skupiając się na krótkoterminowych zyskach.

Rozwiązania:

• Ustalenie prowizji progresywnej: Zamiast stałej prowizji, można zastosować model progresywny, w którym prowizja lekarza dentysty wzrasta wraz ze wzrostem przychodu, ale w mniejszym tempie.
• Ustalenie na początku współpracy wynagrodzeń kwotowych za wykonywane usługi, które są podnoszone wraz z podwyżką cennika ale w sposób pozwalający na proporcjonalny wzrost zarówno zarobków gabinetu ,jak i lekarza dentysty.
• Wprowadzenie dodatkowych bonusów: Oprócz prowizji od przychodu, można wprowadzić dodatkowe bonusy za osiąganie innych celów, np. budowanie relacji z pacjentami, pozyskiwanie nowych pacjentów, czy też zaoszczędzanie kosztów.
• Określenie minimalnego poziomu rentowności: Można ustalić minimalny poziom rentowności, który musi być osiągnięty, aby lekarz dentysta na prowizji otrzymał oczekiwany przez niego procent.
• Jasne zasady współpracy: Należy jasno określić zasady współpracy w umowie, obejmujące m.in. sposób naliczania prowizji, odpowiedzialność za koszty, oraz zasady postępowania w przypadku konfliktów interesów np po rozwiązaniu współpracy.
• Regularna komunikacja i ocena: Ważna jest regularna komunikacja z lekarzem dentystą na prowizji i ocena jego pracy, aby upewnić się, że jego działania są zgodne z celami gabinetu.

Oprócz powyższych rozwiązań, ważne jest również, aby gabinet posiadał silną kulturę organizacyjną, w której wszyscy pracownicy, w tym lekarz dentysta na prowizji, czują się zaangażowani w sukces firmy. Ważne jest również, aby gabinet stale monitorował swoje wyniki finansowe i dostosowywał model współpracy z lekarzem dentystą na prowizji w razie potrzeby.

Pamiętaj, że nie ma uniwersalnego rozwiązania, które byłoby idealne dla każdego gabinetu. Należy dobrać model współpracy z lekarzem dentystą na prowizji do specyfiki gabinetu, jego celów oraz relacji z lekarzem.

Podsumowanie

Prowadzenie gabinetu stomatologicznego wiąże się z wieloma kosztami, które należy wziąć pod uwagę zarówno w fazie planowania, jak i prowadzenia działalności. Dokładna analiza kosztów i wdrożenie strategii optymalizacji może pomóc w utrzymaniu rentowności gabinetu i zapewnieniu jego stabilnego rozwoju.

Pamiętaj, że niniejszy poradnik ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej ani finansowej. Przed podjęciem jakichkolwiek decyzji biznesowych należy skonsultować się z doradcą prawnym lub finansowym.