Pomysł na aplikację mobilna oraz webową w obecnej postaci, przyszedł mi do głowy w 2020 roku po kilkunastu latach pracy ,kiedy łączyłam już role 3 osób. Lekarz dentysta, właściciel i menadżer w 1 osobie. Już wtedy, w ciągu 17 lat pracy w gabinecie zauważałam czego mi brakuje, co by się przydało aby ułatwić mi zarządzanie, administrowanie i pracę z pacjentami, zaoszczędzić czas i energię-zasoby dla mnie niezmiernie istotne.
1. Standardy
Pierwszą rzeczą, od której zaczęłam było stworzenie bazy procedur i standardów dla obecnych i przyszłych współpracowników -dotyczyło to jednych i drugich, kiedy obecni pracownicy, ucząc się nowej rzeczy, od razu pisali procedury, potem wykorzystywane przy uczeniu kolejnych osób. To bardzo ułatwiało wdrażanie i przyspieszało przede wszystkim proces , a także przynosiło duży spokój. Dopóki nie było procedur i standardów, nerwowych sytuacji w gabinecie było mnóstwo.
Baza procedur, standardów i innych zasobów, które każdy gabinet ma swój indywidualny, często w postaci „księgi standardów” to uniwersalna podstawa w postaci łatwych do wykorzystania modułów. Użytkownik może wziąć już stworzonego „gotowca”. Dodać swoje pliki. Udostępniać innym autorską procedurę, standard. Korzystać z już stworzonych plików, które ktoś inny wysłał, z możliwością dopisywania, usprawniania, modyfikowania. Stworzyć plik tylko dla siebie ,od nowa, od zera, tak jak mu pasuje.
To była pierwsza rzecz, po której wprowadzeniu, u mnie w gabinecie zapanował spokój i przewidywalność. Moment, kiedy zaczęłam zauważać zalety schematów i checklist i je polubiłam ,był cudownym ułatwieniem! Nie jestem osobą, która lubi wbrew pozorom procedury i standardy, wręcz przeciwnie… Jestem osobą chaotyczną, która jest pewna, że jest w stanie wszystko ogarnąć, dopóki jej własny chaos, który tworzy, nie zaczyna rosnąć, utrudniać i przeszkadzać. Oczywiście nie pisałam i nadal nie piszę schematów samodzielnie, głównie proszę o to asystentki, technika radiologii, czasem lekarzy, którzy potrzebują mieć swój własny protokół pracy.
Jest to też przydatne jako ‘ściąga”- vademecum ,które dostaje nowy pracownik ,po to żeby mógł się nauczyć i korzystać na bieżąco, np. podczas przygotowywania gabinetu .Dla mnie osobiście też jest dużym ułatwieniem, kiedy mam procedurę, którą wykonuje rzadko i mam do tego gotową instrukcję. Lubię też produkty, które mają schematy postępowania.
Przykład stworzenia i zastosowania procedury: mamy w gabinecie skaner wewnątrzustny, podczas szkolenia byli obecni tylko lekarze. Następnie tylko jedna asystentka pracująca z lekarzem, który wykonywał skanowanie najczęściej szybko zaznajomiła się z procedurą , a pozostałe wykonując tą procedurę okazjonalnie albo szukały pomocy bezpośrednio u niej albo dzwoniły kiedy nie było jej w pracy, ponieważ wiedziała jako jedyna co robić…Pojawiła się procedura, telefony się skończyły.
Mnóstwo procedur dotyczy zakresu obowiązków asystentki, higienistki, rejestratorki. Pomaga to bardzo we wdrożeniu nowego pracownika .Inne dotyczą przygotowania gabinetu do pracy i uporządkowania go po wizytach pacjentów, check-listy ułatwiają to punkt po punkcie. Nieodzowna jest taka lista na rejestracji zwłaszcza podczas przekazywania informacji po skończonej zmianie.
2. Finanse
Chronologicznie pojawiła się potrzeba stworzenia aplikacji, która w pracy gabinetu okazała się niezbędnie konieczna. Obliczanie rentowności i zyskowności gabinetu, jak to się wszystko tak naprawdę opłaca i czy w ogóle? Wpływy z tytułu pracy dentysty wyglądają tak, że pacjenci płacą na bieżąco, większość gotówką albo kartą, nie ma przeterminowanych terminów płatności, 3- 6 miesięcznych, jak to w niektórych innych branżach. Dentysta na bieżąco też dużo wydaje. Szkolenia są bardzo drogie, a dentyści uwielbiają kursy i konferencje. Drogi jest sprzęt, na który z reguły bierze się leasing albo pożyczkę. Materiały używane w stomatologii generują spore wydatki. Miesięczne koszty utrzymania 3 stanowiskowego gabinetu sięgają kilkudziesięciu tysięcy zł.
Najczęściej dla dentysty excel jest czarną magią, te wszystkie tabelki, wiersze, kolumny, jak to liczyć, jak wpisywać formuły. Sama próbowałam się excela nauczyć i do tej pory udało mi się utknąć na kursie internetowym na trzeciej lekcji. Oczywiście dalej mam w planie go umieć, natomiast pomyślałam- jeżeli byłoby coś prostszego, coś wyglądającego bardziej przyjaźnie, coś co miałoby na zapleczu aplikacji gotowe formuły liczące, a we front-end czyli w tym co widać opatrzone stosownym komentarzem okienka, do których wpisujesz kilka parametrów od księgowej i z programu do umawiania pacjentów/kalendarza papierowego.
Przychód czyli wydruk z kasy fiskalnej. Kwoty rachunków od lekarzy zatrudnionych. Kwoty faktur z laboratorium protetycznego. Koszty materiałowe, implantologiczne i inne koszty stałe- czynsze, leasingi, kredyty. Wynagrodzenia personelu średniego.
Aplikacja Dent’sPlay bierze pod uwagę czas, w jakim jest wykonywana każda procedura, ilość przepracowanych godzin w porównaniu do godzin otwartego gabinetu i przychodowość na godzinę. Dzięki połączeniu tych informacji można uzyskać przejrzysty, szybki, usystematyzowany w rozliczeniu miesięcznym wynik, który dodatkowo sugeruje gdzie są obszary do naprawy.
Do takich symulacji aplikacja generuje prognozy. Na przykład skrócenie czasu potrzebnego na daną procedurę lub wykonanie kilku procedur na jednej wizycie. Obniżenie prowizji lekarza. Podwyżka cennika całościowo lub tylko grup procedur o największej opłacalności. Zwiększenie zajętości fotela.
Kiedy w raporcie okazuje się, że mimo iż pacjenci przychodzą, płacą ,lekarz zatrudniony bierze swoje honorarium, a dla gabinetu zostaje nic lub niewiele ,wtedy aplikacja podpowiada jakie parametry w łatwy sposób zmodyfikować, żeby osiągnąć rentowny gabinet. Aplikacja w przyjazny sposób uświadamia, gdzie może leżeć problem i jakie rozwiązanie zastosować.
3. Gra zespołowa
To, czego nauczyłam się dopiero kiedy zespół stał się większy i kiedy przede wszystkim podwoiła się ilość personelu średniego, to zarządzanie zespołem.
Zwłaszcza, kiedy zaczęły się emocjonalne i osobiście traktowane nieporozumienia pomiędzy członkami zespołu. Najczęściej na skutek niedomówień, braku jasnych komunikatów ,być może rozgrywek interpersonalnych, i różnorodności charakterów i osobowości, wraz z zwiększającą się ilością współpracowników wzrastała ilość konfliktów, napięć i nieporozumień .
Prostym narzędziem jest docenianie w zespole i rozdzielanie zadań zleconych przez lekarza lub właściciela gabinetu, co ma również wpływ na wyliczanie premii. Dobrze funkcjonuje system raportów comiesięcznych. wysyłanych drogą mailową, w których pracownik informuje o postępie lub całkowicie wykonanym zadaniu.
System wzajemnego doceniania się i współpracy tak, żeby ludzie chcieli ze sobą pracować i żeby jednocześnie było to widoczne i dla nich indywidualnie i widoczne dla właściciela, czy ta współpraca jest i jak przebiega. Zadowolenie. Satysfakcja. Uśmiech. Pozytywny wyraz twarzy też ma odniesienie do stomatologii, usług dentystycznych. Do tego, czego pacjent wchodząc do gabinetu oczekuje i to co dentysta chce widzieć, na ustach pacjenta kiedy wychodzi.
4. Rozwój aplikacji Dent’s Play
Dalsze kroki należą do Was-Użytkowników.
Od Waszego feedbacku, oceny funkcjonalności i przydatności będzie zależał kierunek, w którym podąży system Dent’s Play. Jestem niezmiernie ciekawa Waszych opinii i wniosków. Wierzę,że wielu z Was Dent’s Play pomoże w prowadzeniu dentystycznego biznesu, dostarczy wiedzy i inspiracji.
Poprawi efektywność,ulepszy atmosferę,zmniejszy obciążenie właściciela gabinetu obowiązkami obliczania rentowności, kalkulowania cennika ,negocjacji z lekarzami i higienistkami.Pozwoli odzyskać jak najwięcej godzin. Dzięki funkcjonalnościom aplikacji, zaoszczędzony czas będzie można przeznaczyć dla siebie i bliskich.
Tego Wam i sobie życzę każdego dnia.
Do zobaczenia poza gabinetem!
Aleksandra Deżakowska.
No Comments yet!